Job Opportunity:

På vegne af Tetris A/S søger Osander nu en proaktiv og selvkørende PA & Koordinator.

Om Tetris-familien

Tetris A/S er en analysebåret ejendomsudvikler med fokus på udvikling af bæredygtige boligkoncepter, som skaber de bedst mulige rammer for flest mulige mennesker. Vi er to virksomheder under samme tag og i alt lidt over 75 kollegaer i Tetris A/S og Rasmus Friis A/S.

I Tetris skal det være sjovt at gå på arbejde. Og du vil opleve et ligeværdigt og engageret arbejdsmiljø, blandt hjælpsomme og dygtige kollegaer, der ser frem til at arbejde sammen med dig i en positiv og uformel tone. Hver dag tryller vores yndlingskok Christel og forkæler os med lækre retter med fokus på sunde og velsmagende salater, grønsagsretter og lidt kød af god kvalitet. Køkkenet er stedet, hvor vi mødes, får en pause med en god kop kaffe, og holder uformelle møder med kollegaer og samarbejdspartnere.

Vi har en stærk social kultur, med et årshjul, der viser de sociale aktiviteter i løbet af året. Ethvert arrangement er altid gennemført til fingerspidserne, hvad enten det er sommerfest, julefrokost, byggepladsbesøg, faglig udvikling eller sportsaktiviteter. Det bringer os sammen som mennesker, og fællesskab er et bærende element hos os. Derudover lægger vi vægt på kompetenceudvikling og efteruddannelse, da ny viden er inspirerende og skaber arbejdsglæde, indsigt og udsyn.

Vi er en virksomhed i vækst og vi arbejder strategisk med ledelsesudvikling, autentisk ledelse, strategisk forretningsudvikling, og optimering af vores koncepter.

 

Personlig Assistent & Koordinator

Vi søger lige nu en proaktiv og selvkørende PA & Koordinator, som vil samarbejde tæt med vores direktion. Vi arbejder professionelt med en positiv indstilling, og hvor vi engagerer os professionelt og personligt i et ligeværdigt samarbejde. Det forventer vi også af dig. Vi har ikke haft en lignende profil før, så du får i høj grad indflydelse til selv at forme jobbet.

Du vil opbygge en særlig stærk relation til vores koncerndirektør Rasmus, hvor du bl.a. styrer hans kalender, driver kommunikation på LinkedIn, sikrer langsigtet planlægning, svarer ”tak for sidst” på vegne af Rasmus efter netværksmøder, sociale arrangementer mv.

Du vil også få et tæt samarbejde vores HR-chef Pia, som vil være din nærmeste chef. I vil arbejde strategisk sammen om at udarbejde og drive vores HR årshjul, som sikrer vores værdier fra Rentemestervej til det yderste led i vores organisation.

Derudover vil du bruge din strukturerede tilgang og gode problemløsningsevner som et aktiv for hele koncernledelsen.

Kom og vær med til at udvikle Tetris og bliv selv udviklet på en rejse, hvor du har masser af mulighed for at lære og udvikle dig gennem udfordrende opgaver i et positivt miljø, hvor vi sætter pris på tillid, uddelegering og samarbejde.

 

Opgaver og ansvar

For Rasmus og koncernledelsen

  • Sikre en vellykket proaktiv daglig arbejdsgang for Rasmus i form af analytisk og proaktiv kalenderstyring, herunder forberedelse samt indsamling af materialer til brug for møderne.

  • Mailhåndtering på vegne af Rasmus plus andre opgaver af administrativ karakter såsom håndtering af rejsearrangementer.

  • Du bistår Rasmus i at holde styr på sit netværk og sit interessentlandskab. Du husker ham på mærkedage, og du får frokostaftaler i kalenderen og kommer proaktivt med forslag til hvornår, der skal sendes en takkemail.

  • Du udarbejder ekstern kommunikation på vegne af Rasmus bl.a. på LinkedIn.

  • Du ejer planlægningen og struktureringen af diverse koncernledelsesmøder, herunder deltagelse på ugentligt direktionsmøde. Du kvalitetssikrer, at møderne er velforberedte, og du holder dig proaktivt ajour ved at gennemlæse referater og sikrer opfølgning og deadlineoverholdelse.

  • Du understøtter også vores COO Michael på ad hoc basis med administrative opgaver, såsom mødeplanlægning og diverse.

  • Planlægning af bestyrelsesmøder i samarbejde med Micael. Du sørger for indkaldelse og koordinering af mødedatoer.


Kommunikation, events og projektkoordinering

  • Du får en vigtig og højt prioriteret opgave i at udvikle vores interne kommunikation fra sporadisk kommunikation til, at vi fremadrettet sætter fokus på vores ledelse gennem storytelling og storydoing gennem vores interne kanaler. Denne opgave skal du løfte i tæt samarbejde med Pia og Trine, som har det overordnede ansvar for vores kommunikation.

  • Du vil også håndtere interne og eksterne arrangementer. Arrangementerne omfatter kulturskabende fester, motionsarrangementer og koncernstrategiske arrangementer, herunder sommerfester, julefrokost og eksterne events såsom Mipim og jagt, hvor du også forbereder invitationer og håndterer tilmeldinger og udgiftsbilag mv.

  • Du hjælper generelt med forankring af diverse tiltag horisontalt og vertikalt i organisationen gennem fremdrift, samspil, resultater og med fokus på overholdelse af deadlines.

 

Mindset og kompetencer

  • Du udviser ejerskab for dine opgaver og forstår den høje værdi, din rolle er i stand til at skabe. Du er ikke bange for at give push back, når det er nødvendigt. Du kan håndtere flere opgaver samtidig og er selv i stand til at prioritere og bevare overblikket og dit gode humør.

  • Du sørger for proaktivt at kende målsætninger, deadlines og leverancer. Du identificerer og handler proaktivt på de operationelle og administrative detaljer, som får jer i mål i forhold til målsætninger og deadlines.

  • Du tilegner dig selv viden og detaljer ved proaktivt at kommunikere og stille spørgsmål. Du er i stand til hurtigt at omprioritere opgaver, når det er nødvendigt.

  • Du trives med travlhed, har en stor arbejdskapacitet og kan nemt overskue flere projekter og kompleksitet i arbejdsopgaverne. Dit arbejde udstråler høj kvalitet i alle leverancer, store som små.

  • Du er imødekommende og positiv af natur. Fleksibilitet samt et højt energi-, kvalitets- og serviceniveau er alle nøgleord, der kendetegner dig naturligt som person. Du har positiv tilgang og ikke mindst humoristisk sans.

  • Du forstår og afspejler Tetris’ kultur og værdier.

  • Du er en god kommunikator, kan udtrykke dig diplomatisk, kort og præcist, og har gode samarbejdsevner på alle niveauer.

  • Du har flair for IT. Du har styr på Microsoft Office og har arbejdet i SharePoint og andre cloudløsninger. Det er en fordel, hvis du kan InDesign eller har lyst til at lære det.

  • Du forstår vigtigheden i at håndtere og behandle fortrolige oplysninger korrekt og rettidigt, og du har øje for at involvere de rigtige personer på det rigtige tidspunkt.

 

Spørgsmål til rollen, kontakt venligst Frederikke Høg på frederikke@osander.dk