Osander rekrutterer nu på vegne af Bruun & Hjejle en Personal Assistant & Project Coordinator til Managing Partner og COO.
Opgaver og ansvar
Trives du med højt tempo og stort ansvar? Så er her en spændende mulighed i en supportrolle helt tæt på topledelsen i et innovativt top-tier advokatfirma, som har eksisteret siden 1878.
Bruun & Hjejle er store nok til at tiltrække de store komplekse sager, men små nok til en uformel omgangstone, og en kultur hvor man kommer hinanden ved både fagligt og socialt.
Som Personal Assistant & Project Coordinator får du en bred vifte af opgaver på operationelt niveau, hvor din rolle vil være koordinerende, supporterende og opfølgende for B&H’s ledelse.
Du vil i stillingen dække COOen 360 grader med alt fra kalenderstyring til opgaver, hvor du vil blive involveret i hvordan beslutninger træffes. Du skal derfor være forberedt på en rolle, hvor opgaverne favner bredt og vil være på administrativt, taktisk såvel som operationelt niveau.
Nøgleopgaverne
- Sikre en vellykket proaktiv daglig arbejdsgang for COO og for Managing Partner i form af analytisk og proaktiv kalenderstyring, planlægning af møder og engagementer, herunder forberedelse samt indsamling af materialer til brug for møderne.
- Sikre, at COOens tid bliver brugt proaktivt i henhold til strategiske målsætninger dvs. du griber bolde og ideer og følger til dørs. Du hjælper COOen med forankring af tiltag horisontalt og vertikalt i organisationen gennem fremdrift, samspil, resultater og med fokus på overholdelse af deadlines.
- Planlægge og facilitere direktionsmøder og bestyrelsesmøder i samarbejde med COO.
- Planlægge og eksekvere kulturskabende interne events fra a-z i samarbejde med B&H’s event coordinator, såsom all-hands virksomhedsrejse til Kroatien, nytårsfest, sommerfest m.v.
- Levere opgaver af administrativ karakter på vegne af COO og Managing Partner, herunder håndtering af rejsearrangementer.
- Udarbejde og sørge for kvalitetssikring af skriftligt materiale, herunder mødereferater af bestyrelsesmøde samt udvikling og korrekturlæsning af præsentationer.
- Bistå med at udarbejde og overholde B&H’s årshjul for bestyrelsen, herunder eje, drive og udarbejde bestyrelsesmateriale. Du samler input og kvalitetssikrer materialerne i samarbejde med direktionen og du sikrer den røde tråd.
Mindset og kompetencer
- Som person er du kendetegnet ved at være struktureret, detaljeorienteret og du evner hurtigt at skabe overblik.
- Du sørger for proaktivt at kende COOens og Managing Partners målsætninger, deadlines og leverancer. Du identificerer og handler proaktivt på de operationelle og administrative detaljer, som får jer i mål i forhold til målsætninger og deadlines.
- Du tilegner dig selv viden og detaljer ved proaktivt at kommunikere og stille spørgsmål. Du er i stand til hurtigt at omprioritere opgaver, når det er nødvendigt.
- Du trives med travlhed, har en stor arbejdskapacitet og kan nemt overskue flere projekter og kompleksitet i arbejdsopgaverne. Din evne til at prioritere og sans for detaljen gør, at dit arbejde udstråler høj kvalitet.
- Du er imødekommende og positiv af natur. Fleksibilitet samt et højt energi-, kvalitets- og serviceniveau er alle nøgleord, der kendetegner dig naturligt som person. Du har positiv tilgang og ikke mindst humoristisk sans.
- Du motiveres af at levere høj kvalitet i alle dine leverancer, store som små.
- Du har forståelse for vigtigheden af fortrolighed og diskretion og har en udpræget situationsfornemmelse.
- Du forstår og afspejler Bruun og Hjejles kultur og værdier.
- Du er en stærk kommunikator, kan udtrykke dig diplomatisk, kort og præcist, og har gode samarbejdsevner på alle niveauer.
- Du er lidt af en perfektionist, når det gælder dine kommunikationsfærdigheder. En skarp korrekturlæser.
- Du er fortrolig med Office-pakken og du har passion for digitalisering.
Spørgsmål til rollen, kontakt venligst Frederikke Høg på fredrikke@osander.dk
Du kan ansøge gennem LinkedIn eller her på siden. Hvis du uploader dit CV i vores jobdatabase, kan vi løbende se om din profil matcher nye jobmuligheder.
