Job Opportunity:

Executive Assistant til support af Lundgrens direktør

Opgaver og ansvar
Brænder du for at arbejde i et strategisk fagligt miljø, hvor tempoet er højt og arbejdsopgaverne alsidige, og er du en proaktiv og ansvarsbevidst selvstarter? Så er det måske dig, vi søger til stillingen som executive assistant ”EA” for Partner & Direktør i Lundgrens, Martin Kirkegaard.

I rollen som EA hos Lundgrens vil du bl.a. komme til at arbejde med diverse projekter og aktiviteter samt udvikling og implementering af strategi i samarbejde med direktion, bestyrelse og HR. Du koordinerer strategisk sammenhæng mellem aktiviteter og møder, og du får hverdagen til at fungere i praksis.

Omgangstonen er uformel, og Lundgrens har en kultur, hvor man kommer hinanden ved både fagligt og socialt.

 

Nøgleopgaverne

  • Du er Martins wingman/woman og supporterer i forhold til ledelse af forretningen. Du samarbejder også overordnet med partnerkredsen i form af feedback, planlægning, overholdelse af deadlines, opfølgning på actions og drift af daglige forretningsmæssige opgaver.

  • Tæt samarbejde med øvrige stabsfunktionsområder i forhold til at drive alle aspekter af Lundgrens’ performance (HR, IT, Økonomi, Compliance samt Brand & Marketing) og juridiske afdelinger (M&A, Fast Ejendom & Entreprise, Retssager & Voldgift, IPA og Rekonstruktion & Insolvens).

  • Særligt tæt samarbejde med HR i forbindelse med implementering af forretningsstrategi, herunder planlægning og eksekvering af events og strategigrupper. Bidrage til at sikre fremdrift; planlægning og koordinering af møder, overholdelse af deadlines, konsolidering af input til information og præsentationer.

  • Indkaldelse og koordinering af ølkassemøder (town halls), herunder indsamling af input fra relevante afdelinger, samt kvalitetssikring af materiale. Orkestrering og eksekvering.

  • Sikre at interessenter på tværs af Lundgrens oplever at få relevant kommunikation til rette tid.

  • Indkaldelse og koordinering af bestyrelses- og partnermøder i henhold til årshjul. Forberedelse af materialer til partnermøder herunder indsamling af input fra relevante afdelinger, samt kvalitetssikring af materiale.

  • Forberedelse af materiale til bestyrelses- og partnermøder, herunder indsamling af input fra relevante afdelinger samt kvalitetssikring af materiale.

  • Deltagelse som referent til bestyrelsesmøder (beslutningsreferat) og opfølgning på actions. Gennemse referater med henblik på at identificere opfølgende aktiviteter og frister.

  • ”Projektledelse” i forhold til planlægning af bestyrelses- og partnerkonferencer i både ind- og udland.

  • Kontaktperson og koordinator for driftsmæssige og operationelle aktiviteter, der kan relateres direkte til den almindelige drift af Lundgrens lejemål.

  • ”Projektleder” på partner-reviews (gennemføres hvert 2. år)

        • koordinering af møderække med interne og eksterne stakeholders

        • indsamling af data og relevante informationer fra økonomi, afdelingsledere m.v.

        • udarbejdelse af dokumenter til brug for review

        • overholdelse af deadlines, governanceregler samt partnerkontrakt

        • udarbejdelse af kommunikation til partnere og medarbejdere

        • analyse og præsentation for partnere

  • Driftsansvarlig for support-team.

  • Deltagelse i eller projektstyring af ad hoc projekter af strategisk og operationel karakter (f.eks. nyt Intranet, firma-events).

 

Mindset og kompetencer 

  • Minimum +4 års erfaring som Executive Assistant/Personal Assistant og du evner derfor at indtage rollen som sparringspartner.

  • Forretningsorienteret og proaktivt approach. 

  • Arbejder selvstændigt og analytisk. Du er en problemknuser, der følger både større og små opgaver helt til dørs. Du identificerer og handler proaktivt på de detaljer og actions, som får jer i mål. Du tilegner dig selv viden ved proaktivt at kommunikere og stille spørgsmål.

  • Udadvendt med masser af gåpåmod og motiveres af at samarbejde på tværs af fagligheder.

  • Du trives med travlhed, har en stor arbejdskapacitet og kan nemt overskue flere projekter og kompleksitet i arbejdsopgaverne. Din evne til at prioritere og sans for detaljen gør, at dit arbejde udstråler detaljesans og høj kvalitet.

  • Du er en god kommunikator, kan udtrykke dig diplomatisk, kort og præcist, og har gode samarbejdsevner. Du er lidt af en perfektionist, når det gælder dine kommunikationsfærdigheder – en skarp korrekturlæser.

  • Du er positiv, loyal og er dygtig til at skabe tætte relationer i organisationen, hvor du vil få en stor berøringsflade. Du har en høj grad af personligt drive og energi, der smitter af på dine omgivelser og kan håndtere diskretion.

  • Du forstår og afspejler Lundgrens kultur og værdier. Du er imødekommende og har ikke mindst humoristisk sans.

  • Du er en erfaren bruger af Office-pakken og har naturlig lyst til at lære nye programmer og systemer.

 

Spørgsmål til rollen

Har du spørgsmål til denne rolle, så kontakt venligst Frederikke Høg  – frederikke@osander.dk

You cannot apply since this job offer is out of date.