På vegne af et anderkendt mediehus beliggende i København, søger Osander nu en proaktiv og struktureret executive assistant til support af koncernchefen.
Opgaver og ansvar
Brænder du for at arbejde i et strategisk fagligt miljø, hvor tempoet er højt og arbejdsopgaverne alsidige, og er du en proaktiv og ansvarsbevidst selvstarter?
Du vil dagligt mærke pulsen fra et spændende og dynamisk mediehus, hvor du løbende skal sætte dig ind i forskellige situationer og problemstillinger, eksekvere selvstændigt og være fortrolig sparringspartner helt tæt på hvor beslutninger træffes.
Du vil i hverdagen bl.a. teame up med strategichefen og den redaktionelle udviklingschef. Sammen understøtter I koncernchefen i det daglige ledelsesmæssige og strategiske arbejde i en omskiftelig hverdag med afvekslende opgaver.
Nøgleopgaverne
Du sikrer en vellykket og proaktiv daglig arbejdsgang for koncernchefen i form af analytisk og proaktiv kalenderstyring, kortsigtet og langsigtet, så kalenderen løbende afspejler fokus på de mest aktuelle aktiviteter. Du sørger for, at koncernchefen får overblik og kan rette proaktivt og rettidigt fokus på de leverancer, der bør have højeste prioritet i rollen som koncernchef.
I tæt samarbejde med strategichefen sikrer du, at koncernchefens tid og fokus bliver brugt proaktivt i henhold til strategiske målsætninger. Dvs. du har hele tiden overblik over vigtige deadlines, du stiller spørgsmål, følger med, samler løbende op, griber bolde og ideer og følger dem til dørs.
Udarbejdelse, udgivelse og håndtering af intern og ekstern kommunikation; udarbejdelse og gerne udkast til pressemeddelelser og præsentationer samt opslag på intranet.
Du faciliterer og understøtter koncernchefens succesfulde samarbejde med ejere, bestyrelser og redaktørerne, der sikrer opbakning til de strategiske ambitioner.
Du tilegner dig selv viden og detaljer ved proaktivt at kommunikere, søge information og stille spørgsmål. Du er i stand til hurtigt at omprioritere opgaver, når det er nødvendigt.
Planlægning og forberedelse af ugentlige ledelsesmøder og månedsafslutningsmøder, hvor du sørger for udarbejdelse af agenda samt indsamling og distribuering af materialer til brug for møderne med henblik på at nå strategiske målsætninger via et højt tempo i beslutninger. Du gennemlæser referater mhp. at identificere opfølgende aktiviteter og frister.
Du forbereder og orkestrerer selv engagerende large-scale medarbejdermøder for hele huset.
Du tager initiativ til, planlægger og eksekverer interne kulturskabende team events og sammenkomster for ledelsen.
Du fastlægger struktur og system for årshjulsaktiviteter, herunder sikrer du proaktivt implementering og opfølgning. Du efterspørger plan og frister hos opdragsgivere med henblik på at kunne tilrettelægge.
Proaktiv håndtering af koncernchefens indbakke. Du undersøger indgående mails, som har brug for mere baggrund, identificerer væsentlige mails, som kræver hurtigt fokus, og beslutter og spørger ind til hvilke, der kan håndteres af dig eller andre i teamet. Du sørger for løbende systematisk arkivering i mailboksen, der bevirker, at det er hurtigt og effektivt for koncernchefen at danne sig et overblik.
Du udarbejder og sørger for kvalitetssikring af skriftligt materiale, herunder mødereferater samt udarbejdelse og korrekturlæsning af præsentationer i Slides.
Du håndterer løbende ad hoc administrative opgaver på vegne af koncernchefen.
Mindset og kompetencer
Minimum +5 års erfaring som Executive Assistant/Personal Assistant.
Du trives i et miljø med fart over feltet. Du er god til at drive processer og balancere mellem den strategiske, langsigtede planlægning og håndtering af opgaver med korte deadlines.
Du har personlig integritet og situationsfornemmelse, så du både tør anbefale og udfordre ledelsen ift. beslutninger, så I sammen sikrer det bedste resultat. Du kan håndtere diskretion.
Du er en selvstarter og begejstret for at lære og du er en, der selvstændigt kan finde en løsning på baggrund af et kort brief. Med en stor arbejdskapacitet kan du nemt overskue flere projekter og kompleksitet i arbejdsopgaverne. Din evne til at prioritere og sans for detaljen gør, at dit arbejde udstråler høj kvalitet.
Du er en god kommunikator, kan udtrykke dig diplomatisk, kort og præcist, og har gode samarbejdsevner på alle niveauer.
Du taler og skriver dansk og engelsk flydende.
Du forstår og afspejler virksomhedens kultur og værdier. Du er imødekommende og positiv af natur og har ikke mindst humoristisk sans.
Spørgsmål til rollen, kontakt venligst Frederikke Høg på frederikke@osander.dk
