Job Opportunity:

Executive Assistant & HR Assistant til CEO hos Plandent A/S

Osander søger nu en formålsdrevet, proaktiv, og struktureret Executive Assistant & HR Assistant, på vegne af Plandent A/S.

Om Plandent A/S
Plandent er drevet af at udvikle og forbedre tandklinikker og sikre tryghed i patientbehandlingen.

Plandent ønsker at give tandklinikkerne de bedste forudsætninger for at yde en optimal patientbehandling. I det daglige understøtter de klinikkernes arbejde med løsninger, produkter og services af høj kvalitet samt faglig uddannelse af personalet. Men Plandent er meget mere end det. Plandent er en ansvarlig holdspiller, som ønsker at tage et aktivt medansvar både for det samfund og det fællesskab, vi er en del af, og for deres kunder.

Plandent har mere end 140 medarbejdere i en landsdækkende virksomhed med lokationer i Vallensbæk, Århus og Middelfart og sætter en ære i at have en glad og uhøjtidelig omgangstone.

Læs mere om Plandent her: https://plandent.dk/plandent

Opgaver og ansvar
Brænder du for at arbejde i et strategisk fagligt miljø, som betroet sparringspartner til ledelsen hvor tempoet er højt og arbejdsopgaverne alsidige, hvor der er kort fra beslutning til handling? Er du passioneret omkring gode værdier og den sunde arbejdskultur?

I rollen som Executive Assistant & HR Assistant hos Plandent får du en unik mulighed for at få dine kompetencer i spil, skabe struktur og værdi helt tæt på hvor beslutningerne træffes. Du vil arbejde helt tæt på administrerende direktør, Dennis Hindsberg som executive assistant og som betroet sparringspartner. Derudover får du mulighed for at præge arbejdsforhold, udvikling og trivsel på arbejdspladsen, som er af højeste prioritet i Plandents værdisæt.

Du vil dagligt mærke pulsen fra en dynamisk, uformel og formålsdrevet dentalvirksomhed med en flad organisationsstruktur, hvor du løbende skal sætte dig ind i forskellige situationer og problemstillinger, eksekvere selvstændigt. Du vil have din daglige arbejdsgang på virksomhedens hovedsæde i Vallensbæk, hvor du spiller en vigtig rolle i at udvikle og fremme en positiv team-ånd og styrke samarbejdet på tværs af afdelingerne.

Nøgleopgaverne som Executive Assistant:

Du sikrer en vellykket og produktiv daglig arbejdsgang for Dennis i form af analytisk kalenderstyring, kortsigtet og langsigtet, så kalenderen løbende afspejler fokus på de mest aktuelle aktiviteter. Du sørger for, at Dennis får overblik og, at han kan rette rettidigt fokus på de leverancer og aktiviteter, der bør have højeste prioritet i rollen som CEO.
Du sørger for proaktivt at kende målsætninger, deadlines og leverancer. Du identificerer og handler proaktivt på de operationelle og administrative detaljer, som får jer i mål i forhold til målsætninger og deadlines.
Du trives med en idérig chef 😊 og sikrer, at Dennis’ tid og fokus disponeres i henhold til de strategiske målsætninger. Dvs. du har hele tiden overblik over vigtige deadlines, du stiller spørgsmål, følger med, samler løbende op, griber bolde og ideer og følger dem til dørs.
Du sørger for rejseplanlægning, rejseafregning og de administrative it-systemer, der skaber administrativ stabilitet, og du håndterer løbende ad hoc administrative opgaver på vegne af Dennis.
Du supporterer og deltager i leder- samt bestyrelsesmøder og er ansvarlig for at indhente og distribuere materiale til møderne, tager mødereferater og bistår med at følge op på aktionspunkter på tværs af ledergruppen.
Du faciliterer og understøtter Dennis’ samarbejde og aktiviteter med diverse bestyrelser og andre interessenter.
Du udarbejder og sørger for kvalitetssikring af skriftligt materiale, herunder mødereferater samt udarbejdelse og korrekturlæsning af præsentationer og andet udgående materiale.
Du fastlægger struktur og system for årshjulsaktiviteter, herunder sikrer du proaktivt implementering og opfølgning. Du efterspørger plan og frister hos opdragsgivere med henblik på at kunne tilrettelægge.
Du planlægger, koordinerer og er tovholder på interne og eksterne arrangementer, såsom engagerende medarbejdermøder, kurser, virksomhedens sommer- & vinterfest, og andre events. Du tager initiativ til, planlægger og eksekverer interne kulturskabende team events og sammenkomster.
Du er ansvarlig for praktisk koordinering i forbindelse med lederstrategidage, herunder blandt andet også opfølgning og distribuering af materialer forbundet med arrangementet.

Nøgleopgaverne som HR Assistant:

Du bistår og er tovholder i forbindelse med Plandents årlige medarbejdertilfredshedsundersøgelse (MQ) i samarbejde med Bæredygtigheds- og Compliance-Chef, Clara.
Du assisterer med koordinering og orientering om personaleudviklingstiltag såsom uddannelse og kurser.
Du vedligeholder og etablerer initiativer til gavn for medarbejdere såsom årlige sundhedstjek.
Du administrerer rekrutteringsprocesser ved håndtering af annoncering, kontraktoplag v. standard templates.
Du planlægger og koordinerer onboarding for nye medarbejdere.
Du bistår i personalesager og yder rådgivning internt i virksomheden til kollegaer og medarbejdere og agerer som fortrolig kontaktperson.
Du er ansvarlig for at opdatere personalepolitikker, Intranet, og bistå med refusionsopgaver.
Du er ansvarlig for et udsnit af indkøbsopgaver, såsom interiør til virksomheden, personalegaver, arbejdstøj mv.

Mindset og kompetencer

Minimum +3 års erfaring som Executive Assistant/Personal Assistant.
Du trives i et uformelt og dynamisk miljø med mange bolde og fart over feltet. Du er god til at drive processer og at balancere mellem den strategiske, langsigtede planlægning og håndtering af opgaver med korte deadlines.
Du tilegner dig selv viden og detaljer ved proaktivt at kommunikere, søge information og stille spørgsmål. Du er i stand til hurtigt at omprioritere opgaver, når det er nødvendigt.
Du udviser ejerskab for dine opgaver og forstår den høje værdi, din rolle er i stand til at skabe. Du kan håndtere flere opgaver samtidig og er selv i stand til at prioritere og bevare overblikket og dit gode humør.
Du har personlig integritet og situationsfornemmelse, så du både tør anbefale og udfordre ledelsen ift. beslutninger, så I sammen sikrer det bedste resultat. Du er ikke bange for at give push back, når det er nødvendigt.
Du er imødekommende og positiv af natur. Fleksibilitet samt et højt energi-, kvalitets- og serviceniveau er alle nøgleord, der kendetegner dig naturligt som person. Du har positiv tilgang og ikke mindst humoristisk sans.
Du er en god kommunikator, kan udtrykke dig diplomatisk, kort og præcist, og har gode samarbejdsevner på alle niveauer.
Du taler og skriver dansk flydende. Engelsk skriftligt og tale på højt niveau.
Du sætter dig ind i, forstår og afspejler Plandents kultur og værdier.
Du trives i en uformel atmosfære, men kan også begå dig, når situationen kalder på det mere formelle.
Du er erfaren bruger af Microsoft Office 365 og har flair for IT.
Du forstår vigtigheden i at håndtere og behandle fortrolige oplysninger korrekt og rettidigt, og du har øje for at involvere de rigtige personer på det rigtige tidspunkt.