Osander ApS rekrutterer på vegne af Andel A.m.b.a
På vegne af Andel søger Osander nu en proaktiv og struktureret executive assistant til support af CEO Jesper Hjulmand. Andel har hovedsæde i Svinninge og lokationer i Virum, København, Haslev og Århus. Der vil være rig mulighed for fleksibilitet og hybridt arbejde.
Andel
Vi kombinerer formål, faglighed og fællesskab.
Andel er et formålsdrevet selskab i transition til at blive en af Danmarks helt store virksomheder – og til trods for store tanker og et blik, der er fast rettet mod den grønne omstilling og digitalisering af samfundet, så er vi helt nede på jorden. Du vil derfor hurtigt mærke vores store engagement og den helt særlige energi, der driver os på tværs af alle faggrupper og selskaber.
Desuden tager vi os godt af vores kolleger og har fokus på din personlige og faglige udvikling. Du deltager derfor både i et introforløb og får relevant videreuddannelse. Herudover får du en attraktiv lønpakke, forsikringsordning, fleksible arbejdstider, betalt mobiltelefon og internetadgang, adgang til motionsrum samt mulighed for en APV-godkendt hjemmearbejdsplads.
Opgaver og ansvar
Brænder du for at arbejde i et strategisk fagligt miljø, hvor tempoet er højt og arbejdsopgaverne alsidige, og er du en proaktiv og ansvarsbevidst selvstarter?
Du vil dagligt mærke pulsen fra et formålsdrevet andelsselskab, hvor du løbende skal sætte dig ind i forskellige situationer og problemstillinger, eksekvere selvstændigt og være fortrolig sparringspartner helt tæt på hvor beslutninger træffes.
Du vil i hverdagen bl.a. teame up med stabsdirektøren og strategichefen. Sammen understøtter I Jesper i det daglige ledelsesmæssige og strategiske arbejde i en omskiftelig hverdag med afvekslende opgaver.
Nøgleopgaverne
Du sikrer en vellykket og produktiv daglig arbejdsgang for Jesper i form af analytisk kalenderstyring, kortsigtet og langsigtet, så kalenderen løbende afspejler fokus på de mest aktuelle aktiviteter. Du sørger for, at Jesper får overblik, og at han kan rette rettidigt fokus på de leverancer og aktiviteter, der bør have højeste prioritet i rollen som CEO. Du sørger for indsamling og kvalitetssikring af materialer forud for Jespers mødeaktiviteter.
I tæt samarbejde med stabsdirektøren og strategichefen sikrer du, at Jespers tid og fokus disponeres i henhold til de strategiske målsætninger. Dvs. du har hele tiden overblik over vigtige deadlines, du stiller spørgsmål, følger med, samler løbende op, griber bolde og ideer og følger dem til dørs.
Du koordinerer og supporterer Jespers løbende dialog med formandskabet, brancheforeninger, samt øvrige in-og eksterne interessenter, og du styrer mødestruktur og -indhold i forhold til Jespers direkte referencer, der omfatter adm. direktører i flere af Andel koncernens datterselskaber, Andels tre EVP’er samt et antal koncernstabsdirektører.
Du sørger for rejseplanlægning, rejseafregning og de administrative it-systemer, der skaber administrativ stabilitet, og du håndterer løbende ad hoc administrative opgaver.
Du faciliterer og understøtter Jespers’ succesfulde samarbejde med diverse bestyrelser og andre interessenter. Du registrerer proaktivt mærkedage i forhold til eksterne og interne nøglepersoner og understøtter Jesper i, hvornår der bør kommunikeres en takke-mail, eller en opmærksomhed, der kan være medvirkende til at vedligeholde vigtige netværksrelationer.
Du tilegner dig selv viden og detaljer ved proaktivt at kommunikere, søge information og stille spørgsmål. Du er i stand til hurtigt at omprioritere opgaver, når det er nødvendigt.
Du bidrager til ledelsesmøder, hvor du orienterer dig i dagsordener og gennemlæser referater mhp. at identificere opfølgende aktiviteter og frister.
I samarbejde med HR og Koncernkommunikation forbereder du engagerende medarbejdermøder og events. Du tager initiativ til, planlægger og eksekverer interne kulturskabende team events og sammenkomster for den øverste ledelse.
Du fastlægger struktur og system for årshjulsaktiviteter for CEO ind mod årshjul for arbejdet i Andel A.m.b.a.s bestyrelse, repræsentantskab mv., herunder sikrer du proaktivt implementering og opfølgning. Du efterspørger planer og frister hos opdragsgivere med henblik på at kunne tilrettelægge.
Du undersøger Jespers indgående mails, som har brug for mere baggrund, identificerer væsentlige mails, som kræver hurtigt fokus, og beslutter og spørger ind til hvilke, der kan håndteres af dig eller andre. Du sørger for løbende systematisk arkivering i mailboksen, der bevirker, at det er hurtigt og effektivt at danne sig et overblik.
Du ejer og driver udvalgte projekter og initiativer på tværs af koncernen som f.eks. lancering af samfundsbidragsinitiativer, planlægning af besigtigelsesture for koncernbestyrelsen, kommunemøder, politikerdebatter og f.eks. genindretning af kursusejendom, i tæt dialog med relevante kolleger.
Du fremfinder, tilpasser og nyudvikler relevante præsentationer i forbindelse med indlæg og netværksaktiviteter.
Mindset og kompetencer
Minimum +5 års erfaring som Executive Assistant/Personal Assistant.
Du trives i et miljø med mange bolde og fart over feltet. Du er god til at drive processer og at balancere mellem den strategiske, langsigtede planlægning og håndtering af opgaver med korte deadlines.
Du har personlig integritet og situationsfornemmelse, så du både tør anbefale og udfordre ledelsen ift. beslutninger, så I sammen sikrer det bedste resultat. Du kan håndtere diskretion.
Du er en selvstarter og begejstret for at lære, og du er en, der selvstændigt kan finde en løsning på baggrund af et kort brief. Med en stor arbejdskapacitet kan du nemt overskue flere projekter og kompleksitet i arbejdsopgaverne. Din evne til at prioritere og sans for detaljen gør, at dit arbejde udstråler høj kvalitet.
Du er en god kommunikator, kan udtrykke dig diplomatisk, kort og præcist, og har gode samarbejdsevner på alle niveauer.
Du taler og skriver dansk og engelsk flydende.
Du sætter dig ind i, forstår og afspejler Andels kultur og værdier. Du er imødekommende og positiv af natur, og har ikke mindst humoristisk sans.
Du trives i en uformel atmosfære, men kan også begå dig, når situationen kalder på det mere formelle.
Spørgsmål til rollen
Har du spørgsmål til rollen, så kontakt gerne Frederikke Høg – frederikke@osander.dk
