Poul Schmith/Kammeradvokaten
Vil du arbejde helt tæt på ledelsen i et af Danmarks største advokatfirmaer?
På vegne af Poul Schmith søger Osander ApS en serviceminded, fleksibel og kvalitetsbevidst PA/Direktionsassistent, der ønsker at tage ansvar for kommunikative, administrative og koordinerende opgaver for direktionen.
Poul Schmith er et full-service advokatfirma, som tilbyder specialiseret juridisk rådgivning inden for højt regulerede og samfundskritiske sektorer på tværs af det offentlige og private erhvervsliv. Du bliver en del af en arbejdsplads, med et fagligt stærkt miljø, der altid er i udvikling, og som er præget af en professionel og ordentlig tilgang til opgaver, kollegaer og samarbejdspartnere. I en travl hverdag har vi fokus på de gode løsninger og vi prioriterer medarbejdertrivsel og -udvikling højt.
Her kan du læse mere om Poul Schmith: https://poulschmith.dk
Jobbet
Dine ansvarsområder vil afspejle de aktiviteter, som er aktuelle for direktionen og bestyrelsen i løbet af året. Det betyder, at du får en unik mulighed for at komme helt tæt på beslutningsprocesser og understøtte den strategiske udvikling. Du vil referere til Managing Partner og din hverdag vil være præget af spændende opgaver, hvor struktur, prioritering, integritet og overblik er afgørende. Du bliver en vigtig sparringspartner og nøgleperson i at sikre, at dagene forløber så smidigt som muligt.
Du får en bred kontaktflade i virksomheden og vil opleve en dynamisk og tæt kontakt til den ledelsesmæssige proces, hvor der i perioder vil være et højt tempo.
Opgaverne
Sikring af en effektiv og proaktiv daglig arbejdsgang for Managing Partner. Med analytisk kalenderstyring forbereder du aktiviteter og møder. Dine opgaver vil omfatte alt relateret til Managing Partner-rollen.
Forberedelse og planlægning af årshjul-aktiviteter, herunder mødeindkaldelser, udkast til dagsordener, oplæg, materialedistribution og implementering og opfølgning på beslutninger og deadlines samt sikre overholdelse af firmaets forretningsorden og retningslinjer.
Udarbejdelse og kvalitetssikring af skriftligt materiale, herunder præsentationer, oplæg og referater fra direktionens ugentlige møder, bestyrelsens månedlige møder samt øvrige ledelses- og partnermøder i løbet af året. Du deltager aktivt i de fleste af disse møder for at sikre overblik og præcision i opfølgningen.
Fokus på ledelsens tid og strategiske målsætninger ved at have overblik over deadlines, stille opklarende spørgsmål og sikre opfølgning på opgaver og leverancer.
Udarbejdelse af dokumenter mv., samt korrekturlæsning og tekstbehandling af forskelligt materiale.
Du planlægger og koordinerer interne og eksterne arrangementer, herunder er du tovholder på to årlige større ledelsesseminarer.
Håndtering af fortrolige oplysninger med særlig høj grad af diskretion og professionalisme.
Håndtering og arkivering af selskabsdokumentation på Admincontrol.
Styring, udarbejdelse og tilpasning af særlige kontrakter og allonger.
Bestyrelsesarbejde
Planlægning og koordinering af bestyrelsesmøder, inklusive indkaldelser, dagsordener, mødelogistik og sikring af deltageres forberedelse.
Gennemføre korrekturlæsning og kvalitetssikring af bilag og dokumenter til bestyrelsen med øje for detaljen og høj standard.
Deltagelse i bestyrelsesmøder med referatskrivning samt opfølgning på vedtagne beslutninger.
Kvalifikationer
For at trives og lykkes i denne rolle forventes det, at du:
Har minimum 5 års erfaring som Personlig Assistent, direktionssekretær, bestyrelsessekretær eller tilsvarende fra en større virksomhed.
Er motiveret for at levere professionel og imødekommende service i en dynamisk og travl hverdag. Din fleksibilitet gør dig i stand til at håndtere og prioritere varierende arbejdsopgaver.
Besidder stærke kommunikative evner og formår at kommunikere klart, effektivt og fejlfrit på dansk – både skriftligt og mundtligt.
Er en proaktiv kommunikatør, der naturligt indhenter relevant viden, stiller gode spørgsmål og evner at omprioritere hurtigt og effektivt, når situationen kræver det.
Udviser fleksibilitet og ejerskab og forstår værdien af din rolle i at skabe resultater for ledelsen. Du formår at bevare overblikket og sikrer, at alle detaljer falder på plads.
Trives i et dynamisk miljø med mange bolde i luften og kan balancere mellem strategisk planlægning, kortsigtede og administrative opgaver.
Har evnen til at håndtere kompleksitet og bevare overblikket.
Kan arbejde effektivt under travlhed og leverer høj kvalitet – både i små og store opgaver.
Har stærk integritet, gode relationelle evner og situationsfornemmelse, og kan både støtte og udfordre ledelsen konstruktivt, når det er nødvendigt.
Er erfaren bruger af Microsoft Office 365 (særligt Outlook, Word og PowerPoint) og har flair for IT og digitale værktøjer. Hvis du ikke allerede er det, vil du desuden blive superbruger i systemer som Admincontrol og iManage.
Du har en stærk faglighed og professionalisme inden for servicering af bestyrelser, udvalg eller lignende.
